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En raison du confinement, je ne peux pas réunir le conseil d'administration, l'assemblée générale de mon association. Comment faire ?

gouvernance
#1

Comme chaque année, le printemps est la période d’arrêté et d’approbation des comptes annuels dans toutes les structures soumises à l’obligation d’établir des comptes dans les 6 mois de la clôture de l’exercice (pour rappel, cette obligation ne concerne que les associations obligées de nommer un Commissaire aux comptes).

Or, mesures de confinement obligent, les associations ne peuvent réunir leurs adhérents et se posent la question de savoir comment procéder pour respecter leurs obligations légales, ou tout simplement pour continuer à faire fonctionner leurs organes décisionnaires.

Le Gouvernement a pris plusieurs ordonnances hier en application de l’article 11 de la LOI n° 2020-290 du 23 mars 2020, “afin de faire face aux conséquences, notamment de nature administrative ou juridictionnelle, de la propagation de l’épidémie de covid-19 et des mesures prises pour limiter cette propagation”.

En particulier, deux ordonnances ont été prises le 25 mars 2020, de façon à :

En résumé, l’ordonnance relative à l’adaptation des conditions de tenue des assemblées et organes dirigeants collégiaux permet en premier lieu aux associations (et autres entités de droit privé) de tenir leurs assemblées (convoquées par l’organe compétent) sans que leurs membres - et les autres personnes ayant le droit d’y assister, tels que les commissaires aux comptes et les représentants des instances représentatives du personnel - n’assistent à la séance, que ce soit en y étant présents physiquement ou par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

L’application de ce dispositif exceptionnel est soumise à une condition : l’assemblée doit être convoquée en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à la date de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires. En d’autres termes, les mesures de confinement doivent rendre impossible la tenue de l’assemblée générale.

Cette mesure qui emporte dérogation exceptionnelle et temporaire au droit des membres des assemblées d’assister aux séances est sans effet sur les autres droits des membres (tels que, par exemple, le droit de voter, le droit de poser des questions écrites et le droit de proposer l’inscription de points ou de projets à l’ordre du jour quand c’est prévu par les statuts ou les textes applicables).

En clair : la mesure permet d’organiser une assemblée générale sans la présence physique des membres le temps du confinement, du moment que ceux-ci en sont avisés, et peuvent tout de même voter (vote par procuration, vote à distance via visio-conférence et téléconférence) selon des modalités qui leur sont expliquées par tous moyens permettant d’assurer leur information effective.

En plus de cette dérogation, afin de permettre et faciliter les réunions à huis clos et à distance, l’ordonnance prévoit également, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, et quel que soit l’objet de la décision sur laquelle l’assemblée est appelée à statuer :

  • que “sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification”. Le texte précise que les moyens techniques mis en œuvre doivent au moins pouvoir transmettre la voix des participants et satisfaire à des “caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations”.
  • que lorsque la loi le prévoit, les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres. Toutefois, la loi 1901 ne prévoit pas la consultation écrite de l’Assemblée générale et renvoie simplement aux statuts. Selon nous, en matière associative, il n’est pas possible de recourir à la consultation écrite d’une Assemblée générale (ou au vote par correspondance) si les statuts ne l’autorisent pas expressément.

Les mêmes dérogations sont applicables pour les organes de direction (conseil d’administration, bureau, etc.) qui peuvent en outre réaliser des consultations écrites même lorsque la loi ne le prévoit pas, mais “dans des conditions assurant la collégialité de la délibération” en particulier de délai. Ainsi, contrairement à la solution en matière d’Assemblée générale, les délibérations des conseils d’administration peuvent se tenir par consultation écrite même quand les statuts ne prévoient pas cette faculté ou l’interdisent.

Ainsi, le recours à ces moyens est autorisé pour l’ensemble des réunions de ces organes, y compris celles relatives à l’arrêté ou à l’examen des comptes annuels.

Lorsque les convocations ont déjà été envoyées, mais que vous souhaitez tout de même appliquer tout ou partie de ces dérogations, il est possible d’en informer les membres de l’assemblée par tous moyens permettant d’assurer leur information effective trois jours ouvrés au moins avant la date de l’assemblée, sans avoir à renouveler les formalités de convocation.

Concernant l’approbation des comptes annuels, et leur publication, l’ordonnance consacrée prévoit que les “délais imposés par des textes législatifs ou réglementaires ou par les statuts d’une personne morale ou d’une entité dépourvue de personnalité morale de droit privé pour approuver les comptes et les documents qui y sont joints le cas échéant, ou pour convoquer l’assemblée chargée de procéder à cette approbation, sont prorogés de trois mois”.

Les associations notamment, ont ainsi jusqu’au 30 septembre 2020 pour procéder à l’approbation de leurs comptes annuels.

Attention cette prorogation ne s’applique pas aux associations ayant désigné un commissaire aux comptes, lorsque celui-ci a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

#4

Question :

La FAQ du gouvernement « Tenir son AG et respecter les délais comptables dans le contexte de la crise du Covid-19 » : https://www.tresor.economie.gouv.fr/Articles/1c3d1af2-dfea-4f9c-a998-efbce8f918d0/files/fbcb17e5-963c-4733-8cee-79938b376906
indique pour la tenue des AG en point 10.

*"10. Lors de la tenue de mon AG, quelles sont les décisions pouvant être prises par voie de consultation écrite ? *

L’ordonnance autorise toutes les assemblées à prendre des décisions par voie de consultation écrite, et ce, sans recours nécessaire à une clause statutaire, lorsque ce mode de communication est déjà admis par la loi."

Peut-on déduire de cette FAQ que toutes les associations peuvent voter en utilisant la consultation écrite sans que cela soit spécifié dans leurs statuts?

Réponse :
NON
(EN MATIERE d’AG, LE RECOURS A LA CONSULTATION ECRITE DOIT ETRE PREVU DANS LES STATUTS)

Pour mémoire, l’article 6 de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 indique que :

" Lorsque la loi prévoit que les décisions des assemblées peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres , l’organe mentionné à l’article 4 ou son délégataire peut décider de recourir à cette faculté sans qu’une clause des statuts ou du contrat d’émission ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer."

Le FAQ du Ministère précise bien que :

" L’ordonnance autorise toutes les assemblées à prendre des décisions par voie de consultation écrite, et ce, sans recours nécessaire à une clause statutaire, lorsque ce mode de communication est déjà admis par la loi ".

L’ordonnance limite cette faculté aux groupements pour lesquels la « loi » ouvre la possibilité d’une consultation écrite.

La consultation écrite d’une Assemblée générale est effectivement prévue par la loi de manière restrictive pour certaines sociétés seulement (ex : pour les SARL à l’art. L 223-27 du code de commerce).

Concernant les associations, la loi 1901 ne prévoit pas la possibilité d’organiser des consultations écrites.

Ainsi, nous vous confirmons notre position (partagée par la doctrine) selon laquelle, en matière associative, il n’est pas possible de recourir à la consultation écrite d’une l’Assemblée générale (ou au vote par correspondance) si les statuts ne l’autorise pas expressément.

La solution est différente pour le Conseil d’administration puisque l’article 9 de l’ordonnance précise que :

" Sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer, les décisions des organes collégiaux d’administration, de surveillance ou de direction peuvent être prises par voie de consultation écrite de leurs membres dans des conditions assurant la collégialité de la délibération" .

#5

Bonjour Maitre Sadorge,
Je reviens vers vous (encore une fois) et je tiens en m’en excuser par avance, mais suite à l’article : https://www.village-justice.com/articles/covid-associations-fondations-simplification-des-regles-pour-les-reunions-des,34365.html?fbclid=IwAR3TC8L5qoM5tg9HNOi9s1DB6pjQdZ9Ob2PFGaeVMJIIhjjBRRuqrg3AYp4#pagination_comments-list, il semblerait possible le vote à main levée pendant une visio-conférence pour une assemblée générale.
Validez-vous cette possibilité ?
Encore merci.
Cordialement,
Élodie MONAT Fédération des Centres Sociaux de l’Allier

#6

Pendant une assemblée générale organisée sous forme de visioconférence, le vote intervient à main levée (le vote par écrit via une plateforme ou un site internet doit être prévu par les statuts). Bien entendu, il faut être en mesure de décompter chaque voix exprimée. C’est pour cette raison qu’en pratique, pour les grandes associations comptant des centaines d’adhérents, la réunion d’une Assemblée générale par visoconférence pose de nombreuses difficultés techniques, sur le plan des télécommunications (multiconnexions complexes à gérer et sécuriser), sur le plan de l’identification des participants, sur le plan de la constatation des résultats des votes.

#7

Bonjour,

Après multiples recherches et prise d’avis j’ai bien cerné l’esprit et le sens des différentes ordonnances ainsi que vos explications qui sont très claires. J’ai une question sur la définition même de la consultation écrite et du vote par correspondance. En effet, qu’entend t’on exactement par là ? Est ce que le vote par voie électronique lors d’une AG à distance est considéré comme une consultation écrite et/ou par correspondance ? Est ce que le vote par un “chat” (qui permettrait d’identifier clairement les personnes votantes) est considéré comme une consultation écrite et/ou par correspondance ?

J’ai peur d’une confusion qui n’a pas lieu d’être dans l’esprit des dirigeants associatifs sur la signification exacte de la consultation et du vote par voie écrite et correspondance.

Merci par avance de votre retour,

Cordialement,

Roch Emmanuel

#8

En droit commun des associations, il n’existe aucune réglementation particulière en matière de consultation écrite, de vote par correspondance ou de vote par voie électronique.

Il existe toutefois des dispositions spécifiques en matière de vote électronique pour les élections au conseil d’administration de l’Union nationale et des unions départementales des associations familiales (articles R 211-2-1 à R 211-2-11 du CASF) et les élections au sein des unions régionales de professionnels de santé (articles R 4031-21 à R 4031-37 du Code de la santé publique),

En pratique, à la différence de la consultation écrite (éventuellement électronique) qui suppose des débats exclusivement écrits et l’absence totale de réunion, le vote par correspondance désigne plutôt le mécanisme par lequel les membres adressent, à l’avance, un formulaire de vote (éventuellement électronique), qui sera pris en compte lors de la réunion (éventuellement tenu par conférence audiovisuelle), à laquelle ils ont été convoqués.

Le vote en direct pendant une visioconférence, en recourant à un outil électronique (tel un chat), est généré dans le cadre d’une délibération en réunion. Un tel vote en direct à l’issue de débats oraux ne correspondance donc pas exactement à un vote par correspondance (qui suppose l’envoi de formulaires de vote avant la réunion), ni à une consultation écrite (qui suppose l’absence de débats oraux). En revanche, les trois modes de consultation correspondent à un mode de scrutin par écrit particulier (pas de vote à main levée, ni de bulletins à glisser dans une urne ayant une existence matérielle).

En droit commun des associations, le recours au vote électronique en séance doit être expressément autorisé par les statuts pour être valable.

Durant l’urgence sanitaire, on peut s’interroger sur la possibilité d’y recourir lors des réunions organisées en visioconférence.

L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 est silencieuse sur la possibilité d’exprimer les votes de manière électronique durant une conférence téléphonique ou une conférence audiovisuelle.

Comme le vote par voie électronique suppose que les membres s’expriment par écrit, il existe un risque que le recours à un système électronique soit assimilé à la consultation écrite visée aux articles 6 (AG) et 9 (CA) de l’ordonnance.

Aussi, durant l’état d’urgence sanitaire, le même raisonnement qu’en matière de consultation écrite et de vote par correspondance semble devoir être appliqué au vote par voie électronique :

  • Pour les AG : le recours au vote électronique pendant les visioconférences semble devoir être expressément prévu par les statuts ;
  • Pour les CA : il est possible de recourir au vote électronique durant la période dérogatoire de confinement même si cela n’est pas prévu ou interdit par les statuts.